Caisse, facturation et comptabilité

Ouvrir le module Caisse vers l'étape d'encaissement

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse

Charger session courante + liste des sessions en parallèle, avec Réessayer en cas d'erreur (une panne n'est plus prise pour une caisse fermée)

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse

Afficher Ouverture, Encaissement, Fermeture, Historique et désactiver les étapes indisponibles avec leur motif (« Ouvrez d'abord la caisse », « Clôturez d'abord la session du … »)

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse

Accéder à l'historique des paiements même si l'état de caisse ne se charge pas

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse

Saisir le montant d'ouverture (FCFA) et des notes ; affichage du montant en toutes lettres

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Ouverture

Créer une session de caisse ouverte pour la caissière connectée

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Ouverture

Empêcher d'ouvrir deux caisses pour un même caissier

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Ouverture

Récupérer la session ouverte du caissier connecté

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse

Chercher par nom, prénom ou téléphone un patient ayant des prestations prêtes à payer

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Charger le dossier à encaisser d'un patient et ses prestations dues

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Obtenir toutes les prestations à encaisser

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Obtenir les prestations impayées d'un patient donné

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Cocher une ou plusieurs prestations ; total calculé en direct

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Réinitialiser la sélection

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Saisir le montant donné et afficher la monnaie à rendre (ou « Manque … »)

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Choisir l'opérateur (Orange Money, MTN Mobile Money, Moov Money…) et saisir le numéro

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Enregistrer le paiement, recalculer la part patient côté serveur, marquer les prestations payées, générer l'écriture comptable

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Émettre un reçu à 0 FCFA quand l'assurance couvre tout

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Gérer une sélection au total négatif : montant payé 0 et monnaie = |total|

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Aller à l'historique depuis la confirmation

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Proposer les 4 autres moyens (carte, virement, chèque, paiement direct par l'assurance) dans l'écran d'encaissement (référence, banque, n° de chèque, 4 derniers chiffres de carte)En cours de développement

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Encaissement

Statut et notes modifiables sur un paiementEn cours de développement

Recharger la session courante et la liste

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Fermeture

Obtenir fond initial, espèces, mobile money, solde attendu d'une session

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Enregistrer une entrée ou une sortie d'espèces ou de mobile money

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Fermeture

Télécharger les mouvements de la session avec totaux (espèces théorique, mobile money, fond initial, solde espèces attendu)

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Fermeture

Saisir le comptage ; l'écart (compté − attendu) s'affiche en grand

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Imposer une justification si écart non nul avant clôture

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Fermer définitivement la session, calculer solde attendu et écart, constater l'écart en comptabilité

Profils : Administrateur, Caissier(ère)Menu : Argent › Caisse › Fermeture

Afficher les paiements passés (référence, patient, date, montant, méthode, statut)

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Appliquer des filtres avancés (« Appliquer »)

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Filtrer les lignes déjà chargées par nom de patient

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Recharger la liste

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Exporter les lignes affichées

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Voir l'aperçu PDF puis imprimer un reçu passé

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Consulter un paiement

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Annuler un paiement récent : prestations remises « à payer » et écriture comptable contre-passée

Menu : Argent › Caisse › Historique

Créer une demande de remboursement liée à un paiement

Profils : Administrateur, Caissier(ère)

Décision d'un administrateur ; l'approbation traite le remboursement et poste D 709 / C 571

Profils : Administrateur

Lister les demandes avec filtres

Profils : Administrateur, Caissier(ère)

Auto-annuler les prestations de réception non encaissées après 72 h ; ces lignes sont exclues du calcul des honoraires

Afficher les prestations facturables avec statut, décision de l'assurance, objection

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Argent › Facturation

Choisir une assurance (ou « Toutes les assurances »)

Profils : Administrateur, Comptabilité, AssureurMenu : Argent › Facturation

Date de début / date de fin

Profils : Administrateur, Comptabilité, AssureurMenu : Argent › Facturation

Tous / En attente / Validé / Refusé

Profils : Administrateur, Comptabilité, AssureurMenu : Argent › Facturation

Remettre les filtres à zéro

Profils : Administrateur, Comptabilité, AssureurMenu : Argent › Facturation

Cocher des prestations pour une action en lot

Profils : Administrateur, Comptabilité, AssureurMenu : Argent › Facturation

Marquer des lignes comme facturées (n° facture, date de facturation) ou payées (date de paiement)

Profils : AdministrateurMenu : Argent › Facturation

Marquer une prestation comme facturée ou payée

Profils : AdministrateurMenu : Argent › Facturation

L'utilisateur assureur valide ou refuse le paiement de lignes ; l'objection est obligatoire en cas de refus

Profils : AssureurMenu : Argent › Facturation

Télécharger les lignes affichées

Profils : Administrateur, Comptabilité, AssureurMenu : Argent › Facturation

Exporter côté serveur selon filtres

Menu : Argent › Facturation

Totaux par statut

Menu : Argent › Facturation

Afficher les prestations dont l'approbation de l'assurance est en attente

Profils : Administrateur, AssureurMenu : Argent › Approbations assurance

Marquer la prestation de réception comme approuvée par l'assurance

Profils : Administrateur, AssureurMenu : Argent › Approbations assurance

Refuser avec motif obligatoire (modale)

Profils : Administrateur, AssureurMenu : Argent › Approbations assurance

Alimenter le filtre Assurance

Profils : Administrateur, AssureurMenu : Argent › Approbations assurance

Lister les prestations (code, nom, type, coût, durée, statut)

Profils : AdministrateurMenu : Référentiels › Prestations

Cliquer un type pour filtrer ; recliquer pour retirer

Profils : Administrateur, SecrétaireMenu : Référentiels › Prestations

Recherche textuelle

Profils : Administrateur, SecrétaireMenu : Référentiels › Prestations

Afficher aussi les prestations inactives

Profils : Administrateur, SecrétaireMenu : Référentiels › Prestations

Compter prestations et types

Menu : Référentiels › Prestations

Obtenir une prestation avec type et historique de tarifs

Menu : Référentiels › Prestations

Prestations de la catégorie examens

Créer une prestation : type, code, nom, description, coût, durée estimée, actif

Profils : Administrateur, SecrétaireMenu : Référentiels › Prestations

Modifier les champs ; si le coût change, un historique de tarif est enregistré avec motif

Profils : Administrateur, MédecinMenu : Référentiels › Prestations

Suppression logique (actif = false), motif obligatoire

Profils : AdministrateurMenu : Référentiels › Prestations

Lister les types (nom, description, couleur, actif, ordre)

Obtenir un type

Créer un type de prestation

Profils : Administrateur, Médecin

Modifier un type

Profils : Administrateur, Médecin

Supprimer un type sans prestations associées (motif obligatoire)

Profils : Administrateur

Lister les prestations encaissées, non encore payées au médecin, hors annulations 72 h, sur la période

Profils : AdministrateurMenu : Argent › Honoraires

Choisir précisément les prestations à payer (Tout sélectionner prend toutes les pages)

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Argent › Honoraires

Créer le lot d'honoraires : prime fixe (une fois par période) + pourcentage sur les prestations cochées ; lignes marquées payées

Profils : AdministrateurMenu : Argent › Honoraires

Créer un lot sans prestation éligible (prime seule)

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Argent › Honoraires

Créer le lot sans sélection manuelle

Menu : Argent › Honoraires

Lister les paiements de médecins

Menu : Argent › Honoraires

Obtenir un lot et ses lignes

Menu : Argent › Honoraires

Aperçu puis téléchargement du bulletin de paie du lot

Profils : AdministrateurMenu : Argent › Honoraires

Configurer la rémunération du médecinEn cours de développement

Profils : AdministrateurMenu : Argent › Honoraires

Constater le décaissement (D 421 / C trésorerie)En cours de développement

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Argent › Honoraires

Parcourir Contrôles, Journal, Grand livre, Balance, Créances et dettes, Clôtures, Dépenses, Fournisseurs

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité

Lancer les 22 contrôles d'audit sur la période (par défaut le mois en cours) et afficher la synthèse (OK / à revoir / critique)

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Recalculer les contrôles

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Voir les constats d'un contrôle (date, référence, montant, personne, détail), paginés

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Exporter les anomalies d'un contrôle (tracé dans l'audit)

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Encaissements sans écriture comptable (gravité élevée)

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Remboursements sans écriture comptable (gravité élevée)

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Écarts de caisse sans écriture comptable (gravité élevée)

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Honoraires médecins sans écriture comptable (gravité moyenne)

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Dépenses sans écriture comptable (gravité élevée)

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Dépenses approuvées par leur saisisseur (gravité élevée)

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Dépenses en double suspectées (gravité moyenne)

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Dépenses approuvées non payées depuis plus de 60 jours (gravité d'information)

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Rapprochement dettes fournisseurs / compte 401 (gravité moyenne)

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Écritures dont la pièce d'origine a disparu (gravité élevée)

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Trous dans la numérotation du journal (gravité critique)

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Écritures déséquilibrées ou incomplètes (gravité critique)

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Périodes clôturées modifiées depuis leur clôture (gravité critique)

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Rapprochement encaissements / trésorerie comptable (gravité élevée)

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Remboursements sans séparation des tâches (gravité élevée)

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Écritures contre-passées par leur auteur (gravité moyenne)

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Paiements supprimés (gravité moyenne)

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Écarts de caisse à la clôture (gravité moyenne)

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Écarts de caisse faussés par la monnaie rendue (clôtures antérieures au correctif) (gravité élevée)

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Caisses restées ouvertes (gravité moyenne)

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Encaissements hors horaires (gravité d'information)

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Écritures manuelles (gravité d'information)

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Obtenir les journaux (CAI caisse, MM mobile money, BQ banque, ACH achats, HON honoraires, OD opérations diverses, CLO clôture d'exercice)

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Afficher N°, date, journal, libellé, montant, état (contre-passée / contre-passation)

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Affiner la liste

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Voir lignes (compte, débit, crédit), totaux, devise, piste d'audit, liens contre-passation

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Annuler par une écriture inverse avec motif (≥ 5 car.) ; jamais de modification ni suppression

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Journal

Constater automatiquement encaissement (D 571/531 + 4112 / C 706), remboursement (D 709 / C 571), écart de caisse (658), honoraires (D 661 / C 421), dépenses

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Ajouter un compte (code 2 à 10 chiffres, libellé, type)

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité

Le code et le type ne changent jamais

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Lire la devise (défaut : franc CFA)

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Modifier la devise (code ISO 4217) ; tracé en audit

Profils : AdministrateurMenu : Finances › Comptabilité

Report d'ouverture, mouvements avec solde cumulé, totaux, solde de clôture

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Sélectionner un compte du plan

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Voir les comptes avant l'écriture de résultat

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Télécharger la balance

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Télécharger la balance en PDF (nom de la clinique, devise)

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Part assurance des prestations encaissées non soldée en facturation, par tranches d'âge, comparée au grand livre (4112)

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité › Créances et dettes

Télécharger

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité › Créances et dettes

Dépenses approuvées non payées par tranches d'âge, rapprochées du compte 401

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Télécharger

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Date « Au » (défaut Aujourd'hui)

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité › Créances et dettes

Constater l'encaissement du règlement de l'assurance (D 521 / C 4112) pour solder la créanceEn cours de développement

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Select Exercice (6 dernières années)

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité › Clôtures

Afficher bloquants et alertes (période terminée, période précédente clôturée, exercice ouvert, aucune caisse ouverte, contrôles bloquants)

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Verrouiller un mois (dans l'ordre, sans bloquant)

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Rouvrir un mois clôturé avec motif (≥ 10 car.), tracé

Profils : AdministrateurMenu : Finances › Comptabilité › Clôtures

Solder charges et produits et virer le résultat sur 131 (bénéfice) ou 139 (perte)

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Rouvrir avec motif (≥ 10 car.) ; l'écriture de résultat est contre-passée

Profils : AdministrateurMenu : Finances › Comptabilité › Clôtures

Nom, contact, reste à payer, état

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Nom (2-200), n° contribuable, téléphone, courriel, adresse, notes

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Éditer la fiche

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Fournisseurs

N°, date, fournisseur, libellé, montant, statut (Brouillon, Approuvée, Payée, Annulée)

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Affiner

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Fournisseur (facultatif), compte de charge, date, montant, n° de facture fournisseur, libellé

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Voir statut, justificatifs, écritures d'approbation et de paiement, acteurs, piste d'audit

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Modifier les champs tant qu'il est en brouillon

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Ouvrir la pièce jointe

Profils : Administrateur, Direction, Comptabilité, Auditeur (lecture seule)Menu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Supprimer une pièce (brouillon uniquement)

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Mode (espèces, mobile money, carte, virement, chèque), date (pas antérieure à la dépense), référence

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Annuler avec motif (≥ 5 car.) ; contre-passation si déjà approuvée ; impossible après paiement

Profils : Administrateur, ComptabilitéMenu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Supprimer définitivement

Menu : Finances › Comptabilité › Dépenses

Masquer boutons d'écriture (administrateur, comptabilité), d'approbation (administrateur, direction, comptabilité, hors saisisseur) et de réouverture (administrateur)

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Consulter sans écrire

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Indicateurs d'argent sur le tableau de bordEn cours de développement

Menu : Tableau de bord