Associer l'assurance au patient dès l'accueil
Vous tenez un catalogue des assurances et mutuelles avec lesquelles vous travaillez : nom, code, type, coordonnées, tiers payant et taux de remboursement par défaut. À la réception, vous associez l'assurance au patient, ou vous ajoutez la sienne depuis le dossier d'accueil. Un patient sans assurance règle en paiement direct.
La demande de prise en charge
Après l'ajout des prestations prévues, vous envoyez la demande de prise en charge à l'assureur : il la reçoit par e-mail avec un lien de validation. Les montants liés aux actes sont calculés à la réception.
Validation ou rejet prestation par prestation
L'assureur ouvre le portail par un lien sécurisé et approuve ou rejette chaque prestation, avec une justification. La demande est alors approuvée, rejetée ou partiellement approuvée, et des notifications partent ensuite. Toutes les décisions restent dans l'historique, ce qui permet de retrouver pourquoi une prestation a été refusée.
Part patient et part assurance
La facture est établie par prestation et indique le montant à la charge du patient, le montant pris en charge par l'assurance et le montant total, avec un statut de facture et un statut de paiement. Lorsque l'assurance couvre toutes les prestations, un reçu à 0 FCFA est émis à la caisse.
Le suivi du tiers payant : facturé, puis payé
L'écran de facturation des assurances liste les prestations facturables avec leur décision. Vous filtrez par assurance, par période et par décision de paiement (en attente, validé, refusé), puis vous marquez des prestations comme facturées, avec le numéro de facture et la date, ou comme payées, en lot ou une par une. Une synthèse donne les totaux par statut.
Créances d'assurance âgées
Dans la comptabilité, les créances d'assurance sont suivies par ancienneté, à côté des dettes fournisseurs. Vous repérez ainsi les montants que les assureurs n'ont pas encore réglés. Cette partie appartient au pack Gestion financière et comptable.
Exports CSV
Les lignes de facturation affichées, selon vos filtres, s'exportent en CSV, par exemple pour préparer un relevé destiné à un assureur ou pour un contrôle interne.
Caisse et encaissement
À la caisse, le caissier sélectionne les prestations à encaisser, avec le total calculé en direct. Il accepte les espèces avec la monnaie rendue, la carte, le virement, le chèque, le paiement direct par l'assurance et le paiement Mobile Money intégré. La session de caisse s'ouvre avec un fond de caisse et se ferme avec le suivi des écarts ; les remboursements sont encadrés, et chaque encaissement génère l'écriture comptable correspondante.
Prix : facturation, caisse et comptabilité
La Gestion financière et comptable (facturation, caisse, honoraires et comptabilité) coûte 35 000 FCFA HT par mois. Elle se complète avec la Gestion opérationnelle (25 000 FCFA HT par mois), qui couvre le parcours patient, médical et assurance : souscrits ensemble, les deux packs bénéficient de 10 % de remise sur le moins cher, soit 57 500 FCFA HT par mois au lieu de 60 000 FCFA HT par mois.
Premier mois offert, sans engagement : vous n'avez pas à vous engager pour essayer. Les prix sont hors taxes, en FCFA ; seul le devis ou le contrat signé fait foi. La formation de votre équipe, l'import de vos données existantes et le support par WhatsApp sont inclus, ainsi que la sauvegarde quotidienne de vos données, assurée par Alliance Consultants. Le détail des deux packs est sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Comment CliniquePro gère-t-il les assurances et les mutuelles ?
Vous créez dans un catalogue les assurances et mutuelles avec lesquelles vous travaillez, puis vous les rattachez aux patients. La demande de prise en charge est envoyée à l'assureur, qui valide ou rejette chaque prestation via un lien sécurisé.
La facture distingue-t-elle la part du patient et celle de l'assurance ?
Oui. Chaque facture indique le montant patient, le montant assurance et le montant total, par prestation.
Peut-on suivre les factures non payées par les assurances ?
Oui. Le suivi du tiers payant distingue les prestations facturées et payées, et les créances d'assurance sont suivies par ancienneté dans la comptabilité.
Quels moyens de paiement la caisse accepte-t-elle ?
Espèces, carte, virement, chèque, paiement direct par l'assurance et paiement Mobile Money intégré.
Faut-il les deux packs pour facturer les assurances ?
La prise en charge par l'assurance fait partie de la Gestion opérationnelle. La facturation, la caisse, les honoraires et la comptabilité font partie de la Gestion financière et comptable ; les deux packs se combinent.
Pour aller plus loin
- Clinique en Côte d'Ivoire →Édité à Abidjan, prix publics en FCFA
- Cabinet médical →Agenda, dossier, caisse et assurance
- Dossier patient →Un dossier unique, accès par rôle
- Centre de santé privé →Patients, constantes, consultations, caisse
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